申明

本文章属于原创，参考了《项目管理知识体系指南第六版》、《项目管理知识体系》(易佳盈通)，侵删。

1. 相关术语

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  项目采购管理是从项目团队外部采购或获得所需产品、服务或成果的过程。
  
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  项目采购管理包括编制合同或订单，订单签发，合同管理和变更控制， 以及任务合同。
  
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  协议:买卖双方之间的法律文件。
  
• 
  合同:对双方都有约束力的协议。
  
• 
  因应用领域不同，合同也可称为协议、谅解、分包合同或订单。
  
• 
  合同或协议的审批程序目的是确保以清晰的合同语言来描述产品、服务或成果，以满足既定的项目需要。
  
• 
  项目采购管理假设买方由项目团队充当，卖方则来自项目团队外部。还假设买卖双方有正式合同关系。
  

2. 集中采购与分散采购

3. 规划采购管理

3.1.1 输入

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  项目章程
  
  ：项目章程包括目标、项目描述、总体里程碑，以及预先批准的财务资源。
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  商业文件
  
  ：商业论证、收益管理计划。
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  项目管理计划
  
  ：范围管理计划、质量管理计划、资源管理计划、范围基准。
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  项目文件
  
  ：里程碑清单、项目团队派工单、需求文件、需求跟踪矩阵、资源需求、风险登记册、相关方登记册。
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  事业环境因素
  
  ：影响规划采购管理过程的因素，如：市场条件、卖方声誉、特殊当地要求、采购法律建议、合同管理系统等。
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  组织过程资产
  
  ：预先批准的卖方清单；正式的采购政策、程序和指南；合同类型。

3.1.1.1 合同类型

3.1.1.2 合同类型术语

3.1.1.3 合同费用计算

3.1.2 工具和技术

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  专家判断
  
  ：采购与购买、合同类型和合同文件、法规及合规性。
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  数据收集
  
  ：市场调研——考察行业情况和具体卖方的能力。
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  数据分析
  
  ：自制或外购分析——自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。
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  供方选择分析
  
  ：常用方法包括——最低成本；仅凭资质；基于质量或技术方案得分；基于质量和成本；独有来源；固定预算；
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  会议
  
  ：信息交流会——用于确定管理和监督采购的策略。

3.1.2.1 自制外购分析

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  自制：项目团队内部进行某项工作。
  
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  外购：项目团队外部获得产品与服务。
  
  
  

3.1.3 输出

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  采购管理计划
  
  ：采购管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动。
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  采购策略
  
  ：交付方法；合同支付类型；采购阶段；
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  招标文件
  
  ：用于征求潜在卖方的建议书。包括:信息邀请书、投标邀请书、建议邀请书、报价邀请书、投标通知、谈判邀请书、初始应答邀请书。可通过报纸、期刊、网络发布邀请。
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  采购工作说明书
  
  ：工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。
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  供方选择标准
  
  ：能力、成本、交付日期、技术、方法和计划、资质、财务、经验、知识转移计。
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  自制外购决策
  
  ：自制或外购的决策结果。
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  独立成本估算
  
  ：对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。
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  变更请求
  
  ：关于采购货物、服务或资源的决策，可能导致变更请求;规划采购期间的其他决策，也可能导致变更请求。
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  项目文件更新
  
  ：更新内容包括:经验教训登记册;里程碑清单；需求文件；需求跟踪矩阵；风险登记册；相关方登记册。
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  组织过程资产更新
  
  ：需更新的组织过程资产包括:关于合格的卖方信息。

3.1.3.1 独立成本估算

3.1.3.2 采购文件比较

4. 实施采购

4.1.1 输入

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  项目管理计划
  
  ：范围、需求、沟通、风险、采购、配置计划，成本基准。
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  项目文件
  
  ：经验教训登记册、项目进度计划、需求文件、风险登记册、相关方登记册。
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  采购文档
  
  ：招标文件、SOW、独立成本估算、供方选择标准。
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  卖方建议书
  
  ：卖方为响应采购文件包而编制的建议书，供小组评价，以选择一个或多个卖方。
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  事业环境因素
  
  ：法律法规、外部经济环境、市场条件、以往与卖方合作经验、之前使用的协议、合同管理系统。
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  组织过程资产
  
  ：预审合格的优先卖方清单；影响卖方选择的组织政策；协议模板或指南；付款财务政策和程序。

4.1.2 工具与技术

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  专家判断
  
  ：建议书评估；技术或相关主题事宜；相关职能领域；行业监管环境；法律法规和合规性要求；谈判。
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  广告
  
  ：扩充潜在卖方名单；政府机构要求发布广告，或在互联网上公布采购信息。
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  投标人会议
  
  ：在投标书或建议书提交前，买方和所有潜在卖方之间的会议。保证所有潜在卖方对采购要求有清晰一致的理解。
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  数据分析
  
  ：建议书评估——对建议书进行评估，确定它们是否对包含在招标文件包中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出了完整且充分的响应。
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  人际关系与团队技能
  
  ：谈判——合同签署之前，对合同的结构、各方的权利和义务，以及其他条款加以澄清，以便双方达成共识。需要达成一致。谈判由采购管理员主导，项目经理和项目管理团队协助。

4.1.2.1 投标人会议

4.1.2.2 建议书评估

4.1.2.3 加权系统

4.1.2.4 过滤系统

4.1.2.5 谈判

4.1.3 输出

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  选定的卖方
  
  ：根据建议书或投标书评价结果，被认为有竞争力且与买方商定了合同草案的卖方。在授予合同前需要得到高级管理层的批准。
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  协议
  
  ：对双方具有法律约束力的法律协议。
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  变更请求
  
  ：提出对项目管理计划、子计划和其他组成部分的变更请求。
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  项目管理计划更新
  
  ：需求管理计划、质量管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、范围、进度、成本基准。
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  项目文件更新
  
  ：经验教训登记册；需求文件；需求跟踪矩阵；资源日历；风险登记册；相关方登记册。
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  组织过程资产更新
  
  ：潜在和预审合格的卖方清单。与卖方合作的相关经验，包括正反两
  
  方面。

5. 控制采购

5.1.1 输入

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  项目管理计划
  
  ：需求管理计划；风险管理计划；采购管理计划；变更管理计划；进度基准。
• 
  项目文件
  
  ：假设日志、经验教训登记册、里程碑清单、质量报告、需求文件、需求跟踪矩阵、风险登记册、相关方登记册。
• 
  协议
  
  ：协议是双方之间达成的谅解，包括对每一方的义务的明确。
• 
  采购文档
  
  ：包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件。
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  批准的变更请求
  
  ：批准的变更请求可能包括对合同条款和条件的修改。
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  工作绩效数据
  
  ：工作绩效数据包含与项目状态有关的卖方数据。
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  事业环境因素
  
  ：合同变更控制系统；市场条件；财务管理和应付账款系统；采购组织的道德规范。
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  组织过程资产
  
  ：采购政策。

5.1.2 工具与技术

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  专家判断
  
  ：相关的职能领域，如财务、工程 、设计、开发、供应链管理；法律法规和合规性要求；索赔管理。
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  索赔管理
  
  ：双方不能就变更补偿达成一致，按合同规定进行记录、处理、监督和管理。无法自行解决则ADR。谈判是首选方法。
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  数据分析
  
  ：绩效审查、挣值分析、趋势分析。
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  检查
  
  ：检查是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查，可能涉及对可交付成果的简单审查，或对工作本身的实地审查。
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  审计
  
  ：审计是对采购过程的结构化审查。应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。买方的项目经理和卖方的项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要调整。

5.1.3 输出

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  结束的采购
  
  ：买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。
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  工作绩效信息
  
  ：与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况；与SOW预算相比较的已完工作的 成本产生和认可情况。
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  采购文档更新
  
  ：支持合同的全部进度计划、已提出但未批准的合同变更，以及批准的变更请求；卖方编制的技术文件，以及其工作绩效信息。
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  变更请求
  
  ：成本基准；进度基准；采购管理计划。
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  项目管理计划更新
  
  ：风险管理计划；采购管理计划；进度基准；成本基准。
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  项目文件更新
  
  ：经验教训登记册；资源需求；需求跟踪矩阵；风险登记册；相关方登记册。
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  组织过程资产更新
  
  ：支付计划和请求；卖方绩效评估文件；预审合格卖方清单更新；经验教训知识库；采购档案。

6. 专栏知识链接

项目管理综述



项目整合管理



项目范围管理



项目进度管理



项目成本管理



项目质量管理



项目资源管理



项目沟通管理



项目风险管理



项目采购管理



项目相关方管理



敏捷实践指南