文档管理是组织数字化进程中的关键环节。《国家信息化发展战略纲要》中要求
“开发信息资源，释放数字红利”，“全面提升信息采集、处理、传输、利用、安全能力”
。
组织在数字化的进程中，产生了大量的非结构化数据，包含：办公文档资料、外来的文件、电子邮件、网页、图片、音视频、研发或设计类的图纸等等，这些非结构化数据都是组织重要的资产，其存储量级会占到组织数据量级的80%以上。
如何挖掘这些海量非结构化数据的价值，是组织在数字化进程中绕不过去的一个难点。
泛微·采知连文档协同平台，在日常文档管理的基础上增加了协同协作功能，不仅能够支持海量文件、大文件的传输存储，还能够充分将文档的生成融于日常工作，收集、整合在业务开展过程中产生的高价值非结构化数据。
轻松应对日常文档类协同工作，在共享流通的同时保障信息安全，发挥非结构化数据的生产力，融入业务生态。
采知连文档协作系统
全面提升信息采集、处理、分享、安全能力
一、自动采集、统一存储
采知连灵活利用各类技术工具，全面获取分散在各系统、各渠道以及历史的数据，归集到统一的文档协同平台。
1、本地文档同步——过程自动全面积累
通过桌面客户端工具设置同步周期、选定路径、选定文件格式等规则，让本地文件与系统文件自动双向同步。
2、智能化组件——让知识文档高效采集
融入OCR、RPA、语义识别等多种智能技术，对外部数据实现7*24小时智能化抓取，高效收集和利用知识文档。
3、文档集成接口——业务文档便捷获取
采知连能够快速连接OA、ERP、PLM等业务系统，业务系统附件根据设定规则在采知连中存储。
4、个人云盘-个人办公资料存储备份
提供用户个人云存储空间，用户自定义云盘目录结构，用于个人办公文档管理。提供同步工具，支持云盘与用户电脑路径双向同步，自动化备份办公文档。浏览器、客户端、APP，多端同步使用。
5、公共文档库-统一存储组织不同来源的文档资料
统一采集、整合、存储来自各渠道的文档资源，包括业务系统、外部、本地和历史数据等。
并且可按照不同维度进行灵活的多维度分类，例如组织架构、项目、业务属性等。
6、提供多方式的文档快捷上传下载方式
支持文件、文件夹混合上传，断点续传和大文件秒传。批量下载支持自动压缩处理；实时监控上传进度。
二、精准搜索、智能推荐
提供多种搜索方式，融合业务场景、行为偏好，让文档查找和推荐更加精准。
1、全文搜索
通过扫描文档中的每一个词并与前端搜索的关键词做匹配，根据词在文档中出现的次数和位置提供检索结果。
2、标签管理
标签是一种灵活的文件分类方式，用户可对文件进行自行添加标签，也可在标签库中进行选择添加。采知连支持多种标签添加方式：
公共标签：
系统定义标签库，及标签的分级分类。
个人标签：
用户建立个人的标签库，便于搜索利用。
智能标签：
系统根据文档的来源、业务属性、文档内容自动生成。
3、搜索联想
输入关键字后，系统可自动联想搜索意图。
4、搜索推荐
系统会记录所有用户的搜索记录，并根据搜索的关键词、标签热度进行推荐。
5、搜索结果展示
搜索结果中，命中的关键词会进行高亮展示，标题及摘要集中展示。
三、高效协作、内外协同
采知连利用在线预览、协同编辑、共享外发等基础功能，有效支撑虚拟团队远程协同合作、知识共创、成果积累。
1、在线预览
支持多种格式的知识文档在线预览使用。知识库中的网页、Office文档、WPS、PDF、音视频、OFD等均支持在线预览。
对于特殊格式，如dwg、dxf等2D/3D的研发设计文件也可以在线预览使用。
在线对系统内的知识文档发起共享、评论、评分、更新等操作。
2、文档分享
对文件可以进行内部点对点、群聊以及外部分享。
为了确保文件安全不泄密，在分享时可对文件的查看、下载、编辑权限及有效期限、使用次数等进行控制。
3、协同编辑
word、excel、ppt等格式文件均可在线进行多人共同编辑创作。可以锁定编辑区域，实现人员的协同分工。在线编辑痕迹显示，多版本留存。
4、文档订阅
对无权限查看的文档可进行订阅发起，批准后申请人方可查看。
5、文档收藏
提供文档收藏夹，常用工具文档一键收藏，快速查阅。
四、安全保障、合规管控
多种安全保障措施及管控策略，分级分类管控信息，确保文档自由流转同时保障信息安全。
1、文档属性
文档分类、编号、关键词，以及文档所关联的业务信息均可自定义管理。
2、文档密级
对秘密、机密、公开等不同级别的文档差异化管理，符合涉密要求。
3、文档日志
文档阅读、下载、打印、分享等操作系统，以及用户的系统操作均会有详细的日志记录，满足审计需求。可结合日志数据定义分析工具，对异常事件实时消息提醒。
4、权限控制
提供数十种权限类型，对文档上传、下载、分享、删除、打印等做精细化权限控制。
支持分级授权管理，对于不同下属业务版本、部门可单独设置文件分类的管理和使用权限;根据部门、岗位、职级、角色等维度进行权限分配，不受组织变动影响。
5、文档版本
多版本规范化管理，详细记录文档版本更新过程，支持版本追溯、版本对比。
6、审批流程
文档新增、更新、作废、删除、权限申请等均可定义审批流程。
7、电子签章
提供文件的防篡改能力，以及归档存证的能力，一旦文件被下载，修改，文件就自动失效。
8、文档分析
对文档的采集、存储、共享、使用进行全面数字化分析。
五、灵活拓展、融于业务
针对个性化的业务场景，可以通过低代码平台进行快速搭建，无需专业的开发人员即可快速灵活定制业务文档管理场景的各类应用。
总结
统一文档存储：全面覆盖不同来源、不同类型的文档，包含：办公类、业务类、外部文档等，统一文档存储结构，便于查找利用；
合规管控支持：结合组织要求建立文档管理体系标准，合规管理文档全生命周期；
高效协作分享：打破组织内外的沟通壁垒，在安全合规的保障下，全面提升文档协作效率，过程完整留痕；
严格安全保障：遵从信息安全、网络安全要求，提供完整的安全管理方案，对于组织内部以及组织外部的安全隐患有效屏蔽；
智能搜索服务：提供丰富的文档搜索方式，快速定位所需文档资料，提升办公效率，可结合业务属性精准推荐；
文档业务深度融合：融于组织业务，低代码快速构建满足不同业务需要的个性化文档管理及使用场景。